Datenschutz

Datenschutzordnung
Präambel
Die Wernauer Sportfreunde 1898 e.V. verarbeiten in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene
Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen
Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die
nachfolgende Datenschutzordnung.


§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern
am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen
als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus
werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten
offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz
und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten,
zu beachten.


§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von
betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden
Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit,
Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung
zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben
werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die
Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B.
Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) ist der Verein verpflichtet, seine
Mitglieder an den WLSB zu melden. Übermittelt werden dabei Vor- und Nachname, das
Geburtsdatum, das Geschlecht, ausgeübte Sportarten und die Vereinsmitgliedsnummer.
Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich die vollständige Adresse, die
Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der
Funktion im Verein übermittelt. Im Rahmen von Liga-Spielen, Turnieren, Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Sportfachverbände, deren Sportarten im Verein betrieben werden.


§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in
Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse
weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer
an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder
Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht
wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung (Aufnahmeantrag) der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit
Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht
etwas Abweichendes regelt.
Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO
geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die
Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.


§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung
gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben
werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in
die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder
gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit
Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied,
welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese
Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der
im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per
E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die
E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.


§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B.
Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.


§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener
Daten beschäftigt sind, ist kein Datenschutzbeauftragter erforderlich.


§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von
Auftritten im Internet obliegt dem Referent für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Änderungen
dürfen ausschließlich durch den Referent für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, dem
Geschäftsführer und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Referent für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B.
Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Referent für
Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen,
Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Referent für
Öffentlichkeitsarbeit und Marketing weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche
Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Referent für Öffentlichkeitsarbeit und Marketing,
kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.
Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.


§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse
Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind,
geahndet werden.


§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 29.06.2018 beschlossen
und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.


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